La verdad es que muchas personas con solo saber el tiempo que tiene que tardar en el proceso del check-in cotidiano, ya se le quitan las ganas de alojarse en el hotel. La verdad es que muchos son los clientes que ya llegan cansados y que por esa razón optan por dirigirse a instalaciones que utilicen el check-in online.
En este artículo te vamos a hablar sobre todo lo que tiene que ver con el check-in online. Así que no te despegues de la lectura.
¿Cómo aplicar el check-in online en hoteles?
La tecnología ha avanzado tanto que hoy en día las personas ya no tienen que realizar el formulario de chek-in de los hoteles o de registro nacional, el cliente lo que tiene que hacer es el check-in online.
Lo único que se tiene que hacer es orientar al cliente al sitio web del hotel, esto es para que proceda a completar el formulario digital y luego de eso se pueda validar la reserva en la recepción, estamos hablando de que es en una fila más rápida y separadas.
Aunque sabemos que todos los clientes saben cómo es que se debe hacer este procedimiento de la entrada y de la salida, por esa razón es importante poder dejar disponible una página FAQ en la web del hotel.
Lo importante de todo esto es que se tengan todas las informaciones que son necesarias a la hora de realizar el check-in y el check-out solo en una página web, la verdad es que debe ser objetiva y simple, para de esta manera poder evitar problemas que las preguntas sean las mismas de siempre.
Si no te gusta la posibilidad de tener una página FAQ, lo que mejor que puedes hacer es colocar disponibles una plataforma de atención al público de manera online, esto es para que puedas aclarar todas las dudas que tengan los clientes antes de que empiece su estadía. La verdad es que esta atención puede ser solo mediante algún chat online o por medio de la vía chatbots.
En la pandemia del Covid-19 es de gran importancia que todos los hoteles puedan resolver todas las inquietudes que tengas los viajeros, de esta manera para poder garantizar la seguridad a la hora tener que reservar su estadía.
Por eso es importante que se tenga en funcionamiento el chatbot de Asksuite para que las personas puedas tener las respuesta todas las preguntas que se relacionan con la pandemia, al igual que con la situación actual que tenga el hotel, la situación local, las políticas que tenga de cancelación, las políticas de higiene, entre otro tipo de normativas.
De esta manera el cliente va tener la posibilidad de hacer todo por medio del chatbot: puede ser el efectuar las reservas, aclarar ciertas dudas, hacer el pre check-in online. Con esto lo que le vas a ofrecer a tu cliente es una gran seguridad, practicidad y facilidad. Si lo que desea es agilizar más todo el proceso, las cadenas hoteleras que son grandes por lo general lo que haces es que utilizan la tecnología para poder hacer el check-in y de esta manera también automatizan todo el servicio.
A continuación te vamos a mostrar ciertos ejemplos para que puedas tener mejor noción de lo que te estamos diciendo:
Soluciones prácticas para hoteles
los hoteles utilizan el uso de los dispositivos móviles para poder hacer más fácil y rápido la entrada del cliente, el chek in móvil, la verdad es que esto es usado por grandes cadenas hoteleras para que de esta manera les rinda mejor el tiempo.
El smartphone del viajante en este caso es de suma importancia porque pasa a ser su llave digital, por medio de ella tiene la posibilidad de poder abrir la puerta del cuarto sólo utilizando la tecnología Bluetooth. Por otro lado, también es importante comentar que las cadenas hoteleras también dan la posibilidad de que el huésped pueda escoger su propio cuarto en la misma categoría.
Esto lo podemos ejemplificar fácilmente, cuando el viajante desea tener una vista al parque o al mal; tiene la posibilidad de poder elegir esto mediante la aplicación. De igual manera va a tener un horario de check-in gratuito y completamente personalizado. Esta app también va a ofrecer lo que son las informaciones de todos los servicios que ofrecen en las instalaciones, sea de atracciones, como de toda la comida o de un conserje digital.
La verdad es que estamos hablando de algo que es muy sutil pero que marca muy bien la diferencia. Este es un gran consejo que te va a ayudar mucho a que tu hotel sea considerado como uno de los mejores del mercado.
Máquinas de auto check-in en la recepción del hotel
Primero que nada es importante comentar que el check-in online no es lo mismo que el check-in automático, al igual que en el mercado hotelero también hay muchos terminales de check-in automático, que sabemos que se encuentran en la recepción del hotel y que estas le permiten al huésped que pueda unir todas las etapas tradicionales del check-in.
Por lo menos en algunas propiedades de los hoteles Marriott Internacional, por lo general los terminales automáticos se usan mediante el reconocimiento facial. Aunque no lo creas, este modelo piloto se probó en julio del año pasado en dos hoteles del grupo China.
Según el comunicado de prensa oficial de la empresa, el proceso de check-in por lo general dura aproximadamente 3 minutos y un poco más en las horas puntas. Lo que debemos hacer es multiplicar este número por la cantidad de clientes que haya en el hotel y esa es la red que se debe recibir por día. Por lo general la mayor parte del tiempo se pierda en las grandes filas que se forman en las recepciones.
Con la tecnología y la inteligencia artificial, el proceso de check-in se puede hacer en menos de un solo minuto. Lo único que tiene que hacer el huésped es escanear el documento de identidad, al igual que debe tomarse una foto para poder agregar toda la información de su contacto.
Luego de que el cliente pase por todas las anteriores etapas, la reserva va a ser validada por alguno de los hoteleros y el terminal lo que va a hacer es imprimir una llave en forma de tarjeta.
Simplificando el check-out del hotel al huésped
Por lo general nosotros recordamos muy bien los últimos momentos de un viaje, por eso es que un gerente de hotel que es audaz sabe que es de suma importancia poder cerrar con broche de oro la estadía de un huésped. Ahora que hablamos del check-out es importante comentar que este es un momento de suma importancia porque allí se debe agradar al huésped, porque luego de esto el cliente se va a retirar y es deber de todo el equipo de marketplace del hotel que se siga teniendo contacto con el cliente luego de su estadía. Esto puede ser por medio de las campañas segmentadas de e-mail o otras estrategias que los dueños deseen contemplar.
Todos los procesos que se mencionaron en el check-in para poder agilizar todo el proceso, es importante que también sean usados con el check-out. De igual manera en ciertos casos, debidamente autorizado por el cliente, se puede realizar un check-out express.
La verdad lo único que debe hacer el huésped es dirigirse a la recepción y pagarla cuenta, luego de esto va a recibir una factura por el e-mail. Con esto lo que estamos diciendo es que solo le toca dejar la llave en el balcón y ya. Este es un buen beneficio que tienen los viajeros que participan en el club de fidelidad de Acor Hotels.
Estamos hablando de una alternativa que se considera como maravillosa, porque por lo general los huéspedes siempre están en un constante corre corre por todo el horario que tienen. Por esa razón es que los vuelos próximamente van a tener el check-out del hotel. Te puedes imaginar ser uno de esos viajeros que pueden correr el riesgo de perder el vuelo por tener que estar haciendo una cola en la recepción del hotel y que por esa razón no te toque otra opción que pagar otra noche más, algo que no tenías previsto, todo esto sin tener que mencionar que puede existir el caso que no haya cuartos disponibles.
Lo que de verdad importa de todo esto es que no se olvide lo eficiente que puede ser todo el proceso del check-out y de esta manera se puede agilizar todo lo que tiene que ver con la salida del cliente, de esta manera se va a hacer de una forma muy simple y rápida.
Razones por las que debes incluir check-in online
- Menos contacto y mayor seguridad: la verdad es que con el tema de la pandemia es muy complicado poder cumplir con todas las medidas y los protocolos de aforo que existen hoy en día, al iguala que el tema del distanciamiento en importante para la época actual, por eso es imposible hacer un check-in en la recepción del hotel.
Cuando se digitaliza este proceso lo que facilita es que se eviten a toda costa las aglomeraciones en la recepción de hotel, beneficiándote de esta manera el distanciamiento social y protegiendo también la salud de los clientes y de los empleados.
Entonces podemos decir que se le da mayor seguridad a todos los clientes, al igual que a los empleados del hotel. Si esto se llega a combinar con una solución digital que de paso a que puedan acceder a las habitaciones, de esta manera también se va a evitar el uso de las llaves y eso también va a ser un motivo de ahorro para el hotel, al igual que se evitarán posibles contagios.
- Agiliza el trabajo de recepción y reduce colas de espera: estamos hablando que el proceso de check-in por lo general es manual y que no es muy digitalizado, por esa razón es que se generan grandes colar que terminan siendo muy incómodas para los clientes y les tocas esperar mucho tiempo. La verdad es que el proceso de la validación del pasaporte, la recogida de los datos y la firma de todos los documentos correspondientes suele ser un proceso considerado como muy lento, esto es debido a que el recepcionista debe cumplir cada paso de manera precisa y en el menor tiempo posible.
Los tótems o los kioskos por lo general solo resuelven el problema, pero la verdad es que siguen habiendo grandes colas y por eso es que no se permiten realizar varios check-in al mismo tiempo. Pero la verdad es que el check-in online por lo general está integrado con tu PMS, esto dará paso a que la información de los clientes pueda llegar de manera fácil a las manos del personal que se encuentra en la recepción, todo esto es de manera automatizada.
La verdad es que se van a eliminar esas colas infernales , al igual que va a disminuir lo que ese trabajo manual y hasta se gastará menos en papel. Vas a eliminar tareas que a final de cuenta no son consideradas como imprescindibles, al igual que la carga de trabajo en la recepción será mucho menor. Por esa razón es mejor ofrecer un servicio en donde todos tengan la posibilidad de ganar.
Entonces podemos concluir que hoy en día hay chatbot hotelero que tiene la oportunidad de poder gestionar las reservas de tu estadía unos días antes. A todo esto también se le debe añadir que da paso a que el huésped cuente con una gran satisfacción, lo que también va a traer consigo que se mejore la productividad en la recepción del hotel y no se formen esas colas que terminan siendo completamente infernales.
Con todo esto te estamos tratando de decir que no vas a desperdiciar tiempo en las filas, al igual que los recepcionistas no tendrán que repetir mil veces al día la misma información. La verdad es que son un buen check-in online, todas las personas ganan.
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